Политика конфиденциальности

1. Введение

Данная Политика конфиденциальности определяет порядок использования и защиты нами, компанией ООО «Системы Коло» (далее — «Colo Systems»), Ваших персональных данных, предоставленных Вами или иным образом полученных или сгенерированных нами в связи с использованием Вами наших услуг облачного управления частной практикой (далее — «Услуги»). В рамках данной Политики конфиденциальности местоимения «мы» и «наш» относятся к Colo Systems, а «Вы» и «Ваш» — к Вам как потребителю Услуг.

1.1. Принципы конфиденциальности

В вопросах сбора и обработки персональных данных Colo Systems придерживается главного основополагающего принципа: мы храним только те данные, которые необходимы для корректной работы Colo Systems в качестве надёжного и многофункционального сервиса для управления частной практикой.

1.2. Лицензионное соглашение

Данная Политика конфиденциальности является частью Лицензионного соглашения Colo Systems, определяющего условия использования наших Услуг. Таким образом, данную Политику конфиденциальности следует рассматривать в совокупности с Лицензионным соглашением, доступным по ссылке https://www.colos.icu/agreement.

1.3. Web Приложения

Данная Политика конфиденциальностью применима ко всем web-приложениям (сайтам) экосистемы Colo Systems, опубликованных в Интернете по адресу https://colos.icu, включая поддомены, в том числе (1) Colo CRM (https://crm.colos.icu), (2) Colo Client (https://client.colos.icu) и (3) Colo Form (https://expert.colos.icu).

1.4. Совершеннолетние пользователи

Услуги Colo Systems не рассчитаны на несовершеннолетних. Соглашаясь с данной политикой, Вы подтверждаете, что являетесь совершеннолетним пользователем.

1.5. Роли

Всех пользователей сервисов Colo Systems по используемому функционалу можно условно отнести к одной из двух ролей:

Эксперты – посетители сайта Colo CRM (https://crm.colos.icu). Пользуются Услугами Colo Systems для более эффективного оказания своих услуг.

Клиенты – посетители сайтов Colo Client (https://client.colos.icu) или Colo Form (https://expert.colos.icu). Пользуются Услугами Colo Systems, а также пользуются услугами Экспертов.

Важно отметить, что Вы можете являться Экспертом и Клиентом одновременно, если пользуетесь всеми нашими Услугами.

2. Правовые основания для обработки персональных данных

Основанием для обработки Ваших персональных данных является необходимость для реализации наших законных интересов, включая (1) предоставление эффективных и современных Услуг пользователям и (2) выявление, пресечение и другие меры по предотвращению мошенничества или угроз безопасности в связи с предоставлением нами Услуг.

3. Виды персональных данных, которые мы используем

3.1. Номер телефона

В Colo Systems телефонные номера используются в качестве механизма аутентификации и авторизации. Чтобы авторизироваться в одном из приложений, необходимо указать номер телефона, а также секретный код, который придет в смс, отправленный нами на указанный номер телефона. Таким образом, мы понимаем, что Вы это Вы, и предоставляем доступ к Вашему профилю.

Кроме того, с помощью номера телефона мы можем привязать профиль в Colo Systems к контакту в сервисе Telegram для оказания услуг по отправке уведомлений посредством данного канала.

Также номер телефона Клиента с согласия и по поручению оного может быть передан Эксперту, к которому Клиент записывается на консультацию.

Также номер телефона в некоторых случая может использовать служба поддержки, например, чтобы удостовериться, что профиль принадлежит Вам, или провести опрос с целью повышения качества нашей поддержки и всей экосистемы в целом.

3.2. Адрес электронной почты

Адрес электронной почты используется для оказания услуг по отправке уведомлений посредством данного канала. Мы не отправляем новостные или рекламные рассылки посредством электронной почты.

Адрес электронной почты используется для оказания услуг по отправке уведомлений посредством данного канала. Мы не отправляем новостные или рекламные рассылки посредством электронной почты.

Кроме того, адрес электронной почты использует служба поддержки, например, чтобы обрабатывать поступающие запросы, а также проводить исследования качества нашей поддержки и всей экосистемы в целом.

3.3. Основные сведения об учетной записи

При создании учётной записи в Colo Systems Вы указываете основные сведения об учётной записи: имя и опционально фотографию профиля. Данная информация используется для идентификации пользователями друг друга: чтобы Клиенты могли одних Экспертов отличать от других и наоборот.

Отображаемое имя не обязательно должно совпадать с Вашим настоящим именем, как и фотография профиля не обязательно должна быть Вашей фотографией.

Обратите внимание, что пользователи не имеют прямого доступа к сведениям об учетной записи друг друга. Фотография и имя профиля Клиента передаются Эксперту в момент записи на консультацию. Если после записи Клиент изменит какие-либо данные, Эксперт об этом не узнает до следующей записи.

Аналогично данные Эксперта передаются Клиенту во время записи. Кроме того, при публикации формы для записи в интернете все данные, указанные в форме, могут быть расценены как данные в открытом доступе.

3.4. Профессиональные данные

Данная категория может включать: сферу деятельности, специализацию и краткое описание деятельности.

Эти данные также могут публиковаться в интернете в составе формы для записи, и также будут переданы Клиенту во время записи.

3.5. Адрес

Данная категория может включать: страну, город и прочую информацию.

Адрес может не совпадать с Вашим фактическим местом проживания, работы, регистрации и т.д. Эти данные могут быть использованы Экспертом для заполнения карточки оказываемой оффлайн услуги в качестве места оказания услуги.

3.6. Данные банковской карты

Важно: мы не запрашиваем, не сохраняем и не обрабатываем реквизиты банковских карт пользователей.

Оплата Экспертами платного тарифа производится с помощью сервиса банка-партнера, который обрабатывает реквизиты банковских карт и, в целом, проводит процессинг платежей. При этом по факту проведения платежа (успешно или не успешно) банк-партнер отправляет нам некоторые данные, которые мы обрабатываем и сохраняем, в частности:

(1) Замаскированный номер банковской карты – эти данные отображаются в личном кабинете Эксперта, а также в отдельных случаях могут использоваться службой поддержки для обработки запросов, связанных с оплатой;

(2) Срок действия карты – эти данные также в отдельных случаях могут использоваться службой поддержки для обработки запросов, связанных с оплатой.

3.7. Файлы cookie

Мы используем только те файлы cookie, которые необходимы нам для работы и предоставления Услуг через интернет. Мы не используем файлы cookie для составления профиля пользователя или показа рекламы на основании Ваших предпочтений. Cookie, которые мы используем, — это небольшие текстовые файлы, которые позволяют нам предоставлять и персонализировать Услуги, тем самым улучшая Ваш пользовательский опыт. Интернет-браузеры обычно позволяют управлять настройками файлов cookie, в том числе дают возможность принять или отклонить их использование, а также удалить их. Вы можете заблокировать cookie в своём браузере, но в таком случае Вы не сможете авторизироваться в каком-либо приложении Colo Systems.

4. Безопасность персональных данных

4.1. Хранение данных

Для соблюдения законодательства РФ (в частности, Федеральный закон "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ) персональные данные пользователей (в т. ч. имя профиля, телефон, адрес электронной почты) сохраняются в дата-центрах на территории РФ.

Для обеспечения бесперебойного доступа пользователей к Услугам (а значит и своим данным) из любой точки мира данные пользователей передаются в дата-центры на территории Ирландии (страна входит в перечень иностранных государств, обеспечивающих адекватную защиту прав субъектов персональных данных, согласно Приказу Роскомнадзора от 05.08.2022 N 128 "Об утверждении перечня иностранных государств, обеспечивающих адекватную защиту прав субъектов персональных данных"). При этом важно отметить, что Colo Systems не передает данные пользователей органам власти, физическим или юридическим лицам данного государства. Данные хранятся в зашифрованном виде, чтобы ни местный технический персонал дата-центров, ни возможные злоумышленники не могли получить к ним доступ.

4.2. Передача данных

Между приложением и облаком (а также внутри облака) данные передаются по безопасному протоколу передачи данных. Чтобы исключить возможность доступа к данным злоумышленниками данные передаются в зашифрованном виде.

4.3. Данные на устройстве

Нашими веб-приложениями можно пользоваться (с ограничениями) в режиме «оффлайн» (т.е. без доступа к интернету). Для обеспечения этой возможности данные сохраняются на устройстве, с которого осуществляется вход. Таким образом, если злоумышленники смогут получить доступ к устройству пользователя, они смогут получить и доступ к данным пользователя.

И хотя, вероятно, данные используемые Colo Systems не первое, о чем будет переживать пользователь при получении злоумышленниками доступа к устройству, мы лишний раз хотим напомнить, что сохранность устройства лежит в зоне ответственности пользователя.

4.4. Срок хранения данных

Если в данной Политике конфиденциальности не указано иное, переданные Вами персональные данные хранятся, только пока они необходимы нам для выполнения обязательств по предоставлению Услуг.

5. Обработка персональных данных

5.1. Наши Услуги

Colo Systems — это облачный сервис управления частной практикой. Мы обрабатываем Ваши данные, чтобы предоставлять Вам доступ к календарю, форме для записи, сервису видеоконференции, чатам и аналитике практически на любых устройствах по Вашему выбору без необходимости прибегать к множеству сторонних сервисов.

5.2. Безопасность и защита

Чтобы защитить Вашу учётную запись, а также чтобы предотвращать нарушения Лицензионного соглашения, мы можем собирать метаданные: например, Ваш IP-адрес. Такие метаданные — если они были собраны — хранятся не более 12 месяцев.

5.3. Спам и злоупотребления

В целях борьбы с мошенничеством, рассылкой спама и другими видами злоупотреблений и нарушений Лицензионного соглашения Colo Systems наша служба поддержки может проверять пользователей, на которых поступают жалобы. Если после проверки служба поддержки подтвердит, что Ваши действия нарушают Лицензионное соглашение, Ваша учётная запись может быть ограничена — временно или бессрочно. В период действия ограничений Вы не сможете получить доступ ко всем данным в облаке или войти в приложение с нового устройства. Оспорить решение можно обратившись в службу поддержки пользователей. В случае более серьёзных нарушений Ваша учётная запись может быть полностью удалена.

5.4. Отсутствие рекламы и торговли данными

В отличие от других интернет-сервисов, мы не используем Colo Systems в качестве платформы для интернет-рекламы или для сбора пользовательских данных с целью дальнейшей продажи. Поэтому мы храним только те данные, которые необходимы нам для корректной работы в качестве надежного и функционального облачного сервиса.

5.5. Видеоконференции

Видеоконференции абсолютно приватны. Веб-приложение не ведет запись видеосигнала и, соответственно, не сохраняет. Важно отметить, что для реализации возможности видеоконференции соединение устанавливается напрямую между устройствами участников. Если это технически невозможно, мы используем дополнительный сервер, который перенаправляет видеосигнал от одного участника к другому. Этот сервер также не ведет запись.

6. Передача Ваших персональных данных

6.1. Запись к Эксперту

При записи на консультацию к Эксперту ему передаются следующие данные: имя профиля Клиента, фотография, а также телефон и адрес электронной почты – для связи в экстренных случаях, когда по той или иной причине невозможна связь в рамках экосистемы Colo Systems.

Обратите внимание, что если Вы являетесь Клиентом, то, принимая Лицензионное соглашение и записываясь на консультацию к Эксперту, Вы поручаете нам передать персональные данные Экспертам от Вашего имени согласно данной Политике конфиденциальности.

6.2. Публикация формы

Для Экспертов публикация формы означает распространение данных – к которым могут относиться в том числе имя, фото, сфера деятельности, специализация и иные данные, которые пользователь по своему желанию указал в форме для записи – в Интернете. В этом случае к данным могут получить доступ неопределенный круг лиц, обладающий ссылкой на публикуемую форму.

Обратите внимание, что если Вы являетесь Экспертом, то, принимая Лицензионное соглашение и публикуя форму для записи, Вы поручаете нам разместить Ваши данные в Интернете по соответствующему адресу от Вашего имени согласно данной Политике конфиденциальности. При этом Вы сами определяете объем персональных данных, доступный неограниченному кругу лиц, с помощью стандартного функционала Colo Systems.

6.3. Третьи лица

Мы не передаем Ваши персональные данные третьим лицам, за исключением случаев, связанных с исполнением действующего законодательства, а также связанных с выполнением нами обязательств перед Вами.

7. Ваши права в отношении предоставленных персональных данных

7.1. Ваши права

Согласно действующему законодательству о защите данных, при определённых обстоятельствах Вы обладаете правами в отношении своих персональных данных. Вы имеете право: (1) запросить копию всех своих персональных данных, хранящихся в Colo Systems, и передать эту копию другому сервису; (2) удалить (см. пункт 8 ниже) или изменить свои персональные данные; (3) ограничивать обработку своих персональных данных или возражать против неё; (4) исправлять любые неточные или неполные персональные данные, хранящиеся в Colo Systems; и (5) обратиться в Уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных с жалобой относительно обработки нами Ваших персональных данных.

7.2. Осуществление Ваших прав

Если Вы хотите воспользоваться любым из этих прав, необходимую информацию Вы можете найти в пункте 10 ниже.

7.3. Управление данными

Вы можете самостоятельно актуализировать Ваши персональные данные, а также управлять использованием Ваших данных (например, отключить отправку уведомлений) в разделе Настройки (с помощью одного из наших приложений).

Если Вы не готовы предоставить Colo Systems минимальные необходимые данные для работы приложения, к сожалению, мы не сможем предоставлять Вам Услуги. В этом случае Вы можете удалить свою учётную запись, направив в службы поддержки соответствующий запрос.

8. Удаление данных

8.1. Учётные записи

Удалить свою учётную запись в Colo Systems можно направив в службу поддержки соответствующее обращение. При удалении учётной записи все Ваши сообщения, файлы, контакты и любые другие данные в облачном хранилище Colo Systems также будут удалены. Удаление учётной записи необходимо подтвердить устно в процессе звонка службы поддержки на номер, привязанный к учетной записи. После этого восстановить учётную запись будет невозможно.

8.2. Автоматическое удаление учётной записи

Если Вы не входите в свою учётную запись и не пользуетесь Colo Systems в течение как минимум 6 месяцев, Ваш профиль может быть удален вместе со всеми сообщениями, медиафайлами, контактами и другими данными, которые Вы храните в облачном хранилище Colo Systems.

9. Изменения в Политике конфиденциальности

Мы оставляем за собой право пересматривать данную Политику конфиденциальности и по мере необходимости вносить в неё изменения. Любые изменения в данной Политике конфиденциальности вступают в силу с момента публикации новой версии на этой странице по адресу https://www.colos.icu/privacy. Проверяйте страницу время от времени, чтобы оставаться в курсе изменений в тексте Политики конфиденциальности.

О важных изменениях в Политике конфиденциальности мы сообщаем посредством встроенного чата в наших приложениях.

10. Дополнительная информация

Вы можете ознакомиться с ответами на часто задаваемые вопросы в разделе FAQ.

Также Вы можете получить любые разъяснения по интересующим вопросам, касающимся обработки его персональных данных, обратившись в службу поддержки: с помощью электронной почты support@colos.icu или внутри приложения Помощь > Связаться.